Brief, E-Mail und SMS

Welche Kommunikationsform im Geschäftsleben ist wann und wie angemessen? Kurz geantwortet: Ein Brief ist förmlich und repräsentativ, eine E-Mail schnell und praktisch, eine SMS unkonventionell.

Brief

Bewertung:

• Geeignete Schriftform für förmliche, offizielle Schreiben wie Einladungen, Gratulationen, Kündigungen, Mahnungen, Beileidsbekundungen etc.
• Hohe Rechtssicherheit durch den Zusatz „Persönlich/Vertraulich” oder durch die Versendung per Einschreiben
• Ein Brief weckt beim Empfänger mehr Aufmerksamkeit als eine E-Mail

E-Mail

Bewertung:

• Geeignet für die sachliche, alltägliche, schnelle Firmenkommunikation
• Auch ein elektronischer Brief ist ein Schriftstück, bei dem es auf eine korrekte Anrede, einen Abschiedsgruß, Groß- und Klein- sowie korrekte Rechtschreibung ankommt.
• Da die meisten Menschen mittlerweile zu viele E-Mails bekommen, sollten Sie den Verteiler mit bedacht wählen und zur Abwechslung auch einmal zum Telefonhörer greifen. E-Mails sind sehr unpersönlich!

SMS

Bewertung:

• Im Geschäftsleben eher unüblich, sofern Sie nicht gerade bei einem Mobilfunkbetreiber oder Handyhersteller arbeiten.
• Für Notfälle geeignet, wenn es eilt und der andere gerade anders nicht zu erreichen ist.

„LG” und „MFG” – Darf man in E-Mails Abkürzungen verwenden?

Jein. Generell sind E-Mails sehr unpersönlich. Und wenn Sie dann noch die „Liebe” und die „Grüße” durch einen emotionslosen Buchstabencode ersetzen, bereitet Ihre Post genau so viel Freude wie ein Behördenschreiben. Außerdem wissen Sie nicht, ob Ihr Gegenüber die Kürzel versteht. Nicht jeder weiß, dass „SgduH” „Sehr geehrte Damen und Herren” heißen soll. Der Empfänger sollte nicht Rätselraten müssen, nur weil der Versender zu faul ist, die Wörter auszuschreiben. Lediglich in der betriebsinternen Kommunikation sind bestimmte Abkürzungen erlaubt. Etwa „HKE” für „Hauptkorrektur-Exemplar”.

Einladungen verfassen

Eine geschäftliche Einladung und ein Werbeschreiben haben einiges gemeinsam. Ein gutes Werbeschreiben motiviert zum Bestellen. Eine gute Einladung weckt beim Adressanten den Wunsch, positiv zu antworten. Ihre Einladung sollte nicht nur alle nötigen Angaben enthalten, sondern auch stilistisch auf die bevorstehende Feier einstimmen und dem Image der Firma entsprechen.

Diese Informationen gehören in Ihre Einladung

• Wer lädt ein (Firma, Abteilung, Vorstand, Geschäftsführer, etc.)?
• Anlass (Jubiläumsfeier, Tag der offenen Tür, Weihnachtsfeier etc.)
• Datum der Veranstaltung
• Uhrzeit (ggf. Dauer/Ende der Veranstaltung)
• Ort
• Ob und ggf. wie bewirtet wird
• Zeitpunkt, bis wann um Antwort gebeten wird.
• ggf. Bekleidungshinweis
• ggf. Antwortkarte
• ggf. Hinweis auf empfehlenswerte Hotels/Übernachtungsmöglichkeiten)
• ggf. Anfahrtsskizze

Bei größeren Veranstaltungen ist eine Antwortkarte sinnvoll. So behalten Sie die Übersicht, wer ab- oder zugesagt hat, wer mit wie vielen Personen kommt und wer zum Beispiel eine Übernachtungsmöglichkeit benötigt.