Der Deutsche Knigge-Rat: Themen

Dame und Herr heute

Im Geschäftlichen zählen nicht das Geschlecht, sondern
das Wissen, die Erfahrung und die Kompetenz. Mann und
Frau richten sich gleichermaßen nach der Hierarchie. Ob
Managerin, Abteilungsleiterin oder Sekretärin: Geschlechtsspezifische
Sonderbehandlungen, Bevorzugungen
und Benachteiligungen sind out.

Position und Status beachten

Wichtiger als das Geschlecht sind die Rolle, die Position und der Status, den eine Person inne hat sowie die üblichen Gebote der Höflichkeit:

Der Chef wird vor der Sekretärin begrüßt, weil er ranghöher ist.
Die Abteilungsleiterin betritt beim Geschäftsessen als erste das Restaurant, weil sie die Gastgeberin ist.
Die Marketingassistentin schenkt zuerst dem Web- Designer eine Tasse Kaffee ein, weil er der Kunde und Gast ist.
Die Auszubildende hält für den Auszubildenden die Tür auf, der gerade eine Kiste mit Ordnern in den Armen hält.

Lediglich, wenn es keine Hierarchie-Unterschiede gibt, ist es nett, der Dame den Vorzug zu geben.

Ein Beispiel:
Sie treffen eine Projektleiterin und fünf Projektleiter. In diesem Fall ist es höflich, zuerst die Dame zu begrüßen und ihr somit den Vorzug zu geben.

Gastgeschenke

Lassen Sie sich die exzellente Gelegenheit nicht entgehen, Ihre Geschäftspartner mit der Geste des Schenkens positiv zu stimmen.

Die wichtigsten Anlässe für offizielle Gastgeschenke:

Geschäftsbesuche
Konferenzen und Tagungen
Essenseinladungen

Beachten Sie stets die

10 Grundregeln zur perfekten Gastgeschenkepraxis

Verschenken Sie Präsente anlassgerecht nicht nur als Gast, sondern auch als Gastgeber zur Erinnerung an die Begegnung.
Ziehen Sie als Entscheidungshilfe für den Wert Ihres Geschenks Anlass, persönliche Beziehung, eigene Position, Position und Interessen des Empfängers in Betracht.
Ihre Präsente sollten nie zu üppig oder übertrieben wirken. Der Eindruck der Aufdringlichkeit, Anbiederung oder Verpflichtung muss vermieden werden. Der Wert eines Geschenks liegt nicht im Kaufpreis oder in der Größe, sondern im gedanklichen und persönlichen Einsatz bei der richtigen Auswahl.
Beachten Sie die Wertgrenzen des Gastgeschenks zur Vorteilsannahme und Bestechung.
Bedenken Sie, dass Geschenke, die zu persönlich sind, zu einem peinlichen Vorgang ausarten können, vor allem, wenn die beschenkte Person das Präsent coram publico auspackt.
Berücksichtigen Sie bei Ihren Geschenküberlegungen auch Abneigungen und Eigenarten der oder des Beschenkten. Religiöse, nationale, traditionelle Besonderheiten, aber auch abergläubische Überlieferung, zum Beispiel bei bestimmten Blumen oder bei Scheren und Messern.
Denken Sie bei Delegationsbesuchen daran, für jedes Mitglied der Delegation ein Geschenk einzuplanen.
Stimmen Sie Zeitpunkt und Ritual der Geschenkübergabe rechtzeitig mit Ihrem Gegenüber ab.
Halten Sie in Ihrem Unternehmen einen attraktiven, gut sortierten Gastgeschenke-Fundus bereit, den Sie Ihrem Budget anpassen. So können Sie kurzfristig auf die wichtigsten Anlässe reagieren.
Führen Sie eine Geschenkedatei, so dass Sie immer nachvollziehen können, wem Sie was geschenkt haben.

Platzierung

Wen setzen Sie neben wen, ohne Unmut und Ärger bei Ihren Gästen zu verursachen? Das ist immer wieder die entscheidende Frage im Hinblick auf Stimmung und Atmosphäre Ihrer Veranstaltungen, wie Besprechungen und Konferenzen, Essen und Festakte.

6 Vorteile des Platzierens

Die Vorteile einer klugen Platzierung für Ihre Sitzordnung liegen auf der Hand:

halten die Rangfolge ein, die die einzelnen Gäste und Gastgeber erwarten.
Sie unterbinden Grüppchenbildungen.
Sie trennen Kontrahenten und vermeiden schlechte Stimmung.
Sie ermöglichen eine gute Kommunikation, indem Sie z. B. Interessen und Sprachbarrieren (bei ausländischen Gästen) bedenken.
Sie fördern eine bunte und ausgewogene Mischung aus Damen und Herren.
Sie beugen Unmut, Ärger und unbeabsichtigten Kränkungen vor.

Wenn es förmlich wird, ist die namentliche Platzierung Pflicht. Es wäre fatal, die Sitzordnung dem Zufall zu überlassen. Wenn Sie sich an die folgenden Grundregeln halten, vermeiden Sie peinliche Fehler:

10 Grundregeln für die Sitzordnung

1. Protokollarische Rangfolge

Bei allen Veranstaltungen mit offiziellem Charakter spielt die protokollarische Rangfolge eine zentrale Rolle. Der Gast erwartet die korrekte Einordnung gemäß gesellschaftlichem Status seiner Person. Ordnungsprinzipien für die Rangfolgebildung sind z. B. Dienstränge und Hierarchiestufen in Behörden und Unternehmen, Mandatsträger vor Amtsträgern (gewählte vor ernannt), diplomatischer Status, Ausländer vor Inländern, Damen vor Herren bei Gleichrangigkeit u. a. m.).

2. Ranghöchste Plätze

Die ranghöchsten Plätze sind zur Rechten von Gastgeberin und Gastgeber. Zusätzlich gilt der Platz gegenüber der Gastgebenden als Ehrenplatz. Je niedriger die Rangstufe eines Gastes ist, desto weiter ist sein Platz von den Gastgebenden entfernt.

3. Gastgeberpaar

Lädt ein Paar ein, sitzen sich Gastgeberin und Gastgeber üblicherweise gegenüber, entweder an der Tafelmitte oder an den Stirnseiten.

4. Platzierungssystem

G5 G1 GG/m G3 G7
G8 G4 GG/w G2 G6
Erläuterung:
GG/w = Gastgeber/weiblich
GG/m = Gastgeber/männlich
G1 – G 8 = Gäste gemäß ihrer Rangfolge

5. Ehe- und Lebenspartner

können zusammen oder getrennt platziert werden, je nach dem, welche Durchmischung Sie gern wünschen.

6. Randplätze

Sie sollten vermeiden, Damen oder ausländische Gäste am Ende oder an einsamen Stirnseiten einer Tafel zu platzieren.

7. Sprachbarriere

Mangelnde Fremdsprachenkenntnisse können manchen Gästen die Stimmung erheblich verhageln. Recherchieren Sie daher bei Gästen verschiedener Nationalitäten die Fremdsprachenkenntnisse und platzieren Sie entsprechend.

8. Kurzfristige Absagen

Bei kurzfristigen Absagen, die eine Änderung Ihrer Tischordnung nicht mehr zulassen, bleibt der Platz des verhinderten Gastes im allgemeinen unbenutzt. Können Sie die Lücke wegen der daneben platzierten gegebenenfalls hochrangigen Gäste nicht vertreten, bitten Sie einen anderen Ihnen geeignet erscheinenden Gast, den freien Platz einzunehmen.

9. Tischkarten

Die Tischkarte am Platz des Gastes ist bei namentlicher Platzierung Pflicht. Die Tischkarte wird beidseitig beschriftet und trägt den Zunamen des Gastes (davor Frau/Herr) ohne akademische Titel, Amts- oder Funktionsbezeichnungen. Eine andere übliche Variante ist die Beschriftung mit Vor- und Zunamen ohne die Zusätze Frau/Herr. Auf Tischkarten kann auch das Logo des Gastgebers in Druck oder Prägung wiedergegeben werden.

10. Placement oder Sitzspiegel

Stellen oder hängen Sie das Placement mit der Sitzordnung bei der Veranstaltung im Foyer oder am Eingang des Veranstaltungsraumes auf, um den Gästen die Orientierung zu erleichtern. Günstig ist auch das Auslegen oder Aushängen der Tisch- und Sitzordnung in dem Raum, in dem sich die Gäste zu Beginn sammeln, etwa zum Aperitif. Hier hat jeder Gast Gelegenheit, sich über seinen Platz und die seiner Tischnachbarn zu informieren.

Pünktlichkeit

Die Eigenschaft einer Person, einen verabredeten Zeitpunkt oder einen Termin präzise einzuhalten geht in unserer Gesellschaft Hand in Hand mit Verlässlichkeit und Höflichkeit. Wobei bekanntlich kein anderes Volk in Europa als so pünktlich gilt, wie die Deutschen.

Pünktlichkeit signalisiert Höflichkeit und Respekt

Auch wer sich selbst oft verspätet, möchte nicht gerne warten gelassen werden. Pünktlichkeit signalisiert Achtung vor der Planung anderer sowie das Einhalten von Vereinbarungen. Unpünktlichkeit dagegen ist ein Zeichen von schlechter Organisation und Überheblichkeit. Pünktlich heißt fünf Minuten vorher vor Ort sein!

Zu spät

Unpünktlichkeit gilt als unhöflich, und eine Verspätung,
die eine gewisse Toleranzgrenze überschreitet, kann als
Beleidigung und Respektlosigkeit wahrgenommen werden.
Die tolerierte Grenze liegt zwischen fünf und 15 Minuten.
Jedem kann es einmal passieren, dass er sich verspätet,
verschuldet oder unverschuldet. Was dann:

Verspätungen müssen die Ausnahme und nicht die Regel sein
Sobald Sie absehen können, dass Sie sich verspäten werden, informieren Sie Ihren Terminpartner mit einer Entschuldigung und vereinbaren Sie eine neue Ankunftszeit.
Wenn der Grund für die Verspätung peinlich oder unhöflich ist (vergessen/verschlafen), nennen Sie keinen.

Zu früh

Wenn Sie, um pünktlich zu sein, einen Zeitpuffer einpla-
nen, den Sie jedoch nicht brauchen kann es sein, dass Sie
zu früh am Zielort eintreffen. Was dann:

Im Berufsleben spricht nichts dagegen auch früher einzutreffen, gegebenenfalls müssen Sie eben noch warten.

Achtung: Im Erstkontakt mit Kunden und Geschäftspartnern sollten Sie jedoch weder zu früh noch zu spät kommen.

Im gesellschaftlichen Leben, besonders in Privathaushalten, ist vorzeitiges Erscheinen ein Tabu

Gäste und Damen warten nicht

Wenn Sie sich als Gastgeber oder Herr an einem anderen Ort als Ihrem Haus oder Büro mit einem Gast oder einer Dame verabredet haben, dann sollten Sie unbedingt ein paar Minuten früher am verabredeten Ort erscheinen. Der Gast oder die Dame dürfen auf keinen Fall auf Sie warten müssen, das wäre äußerst unhöflich.

Rechtzeitig zum Vorstellungsgespräch

Bei großen Firmen kann es einige Zeit dauern, bis Sie sich beim Pförtner/Empfang angemeldet haben. Auch der Weg von der Pforte zum Büro Ihres Gesprächspartners kann weit sein. Planen Sie deshalb dafür je 10 Minuten Zeit ein. Wenn Sie die Zeit für die Anmeldung beim Pförtner und die Distanz innerhalb des Gebäudes überschätzt haben, bitten Sie den Pförtner, noch ein paar Minuten mit dem Anruf bei Ihrem Gesprächspartner zu warten, damit Sie nicht mehr als 15 Minuten vorher dort eintreffen.

Zeitkürzel

Die Abkürzung c.t. steht für „cum tempore” und beschreibt das „akademische Viertel”, das Professoren an der Universität eingeräumt wird, um nach einer Vorlesung die Studentenfragen zu beantworten, die Unterlagen zusammen zu packen und den Saal zu wechseln. Im Gesellschaftlichen Leben wurde dieses Kürzel auf Einladungen hinter der Uhrzeit übernommen um auszudrücken, dass ein Erscheinen auf die Minute nicht nötig ist.

Die Abkürzung s.t. steht für „sine tempore” und sagt aus, dass ein Erscheinen auf die Minute pünktlich erwünscht ist.

Schreibweise am Beispiel von 8 Uhr
8 Uhr sine tempore (abgekürzt: 8 Uhr s.t. oder 8h st) = 8:00 Uhr
8 Uhr cum tempore (abgekürzt: 8 Uhr c.t. oder 8h ct) = 8:15 Uhr

Veranstaltungen organisieren

Geschäftlich hängt viel vom Ablauf einer Veranstaltung ab, manchmal alles: Akzeptanz oder Ablehnung, Erfolg oder Misserfolg. Da Veranstaltungen oft unter hohem Zeitdruck organisiert werden müssen, sind Checklisten unverzichtbar.

Die erste entscheidende Checkliste, die Sie zur Hand nehmen sollten, und von der alle weitere Detailplanung abhängt, ist die Prüfliste für die Gesellschaft.

1. Anlass und Veranstaltungsform

Sie entscheiden, welche Veranstaltungsform Sie für einen gegebenen Anlass wählen.

Beispiel:

Der runde Geburtstag eines hochrangigen Mitarbeiters kann sowohl mit einem Empfang als auch mit einem festlichen Abendessen oder mit einer Kombination verschiedener Veranstaltungsformen begangen werden.

2. Ziel und Gestaltung

Keine Veranstaltung kommt ohne konkrete Zielsetzung aus.

Beispiel:

Die Ehrung einer Persönlichkeit, die Würdigung einer Institution, die Präsentation eines neuen Produkts.

3. Datum

Der sorgfältige Gegencheck mit parallelen oder konkurrierenden Terminen ist unverzichtbare Pflicht bei Ihrer Terminplanung.

Beispiel:

Messetermine, Ferientermine, Wahltermine, Großveranstaltungen von Sport und Kultur.

4. Dauer

Das natürliche Bedürfnis des Menschen nach Nahrung und Abwechslung stellt jeden Veranstaltungsorganisator vor die Frage: Wie lange dauert meine Veranstaltung?

Beispiel:

Je nach Zeitspanne zusätzliches Speisen- und Getränkeangebot, Ortswechsel, Raucherpausen

5. Budget

Keine Frage: Geld allein macht noch keine gute Veranstaltung. Dennoch: Das Budget ist das Maß aller Dinge.

Beispiel:

Stehempfang oder gesetztes Essen? Catering oder Selbsteinkauf? Fremdräume oder eigene Veranstaltungsräume?

6. Ort

Mit Ihrer Entscheidung über den Ort der Veranstaltung setzen Sie einen bewussten Akzent Ihres persönlichen Stils und Geschmacks. Er wird bei den Eingeladenen vorrangig beachtet und bewertet.

Beispiel:

Hotel oder Schloss?
Restaurant oder Kantine?
Garten oder Schiff?

7. Bewirtung

Gerade bei der Bewirtung kennen viele Gäste kein Pardon, wenn es darum geht, eine Veranstaltung zu kritisieren. Daher ist hier die Gratwanderung zwischen Mangel und Überfluss besonders schwierig. Die Fachleute aber sind die Gastronomen, Bankettleiter und Küchenchefs. Sie müssen Ihnen im Bedarfsfall fach- und budgetgerechte Empfehlungen unterbreiten.

8. Einladungsverfahren

Die Einladung ist die Visitenkarte des Veranstalters. Sie ist der erste Eindruck, den der Eingeladene von der Veranstaltung erhält.

Es beginnt mit der anlassbezogenen Zusammenstellung der Einladungsliste sowie der textlichen und grafischen Gestaltung der Einladung und der zugehörigen Anlagen (Antwortkarte, Fahrtskizze, Lageplan z. B.). Weiterhin ist die Wahl der richtigen Vorlaufzeit für den Versand zu berücksichtigen.

9. Ablauf

Lassen Sie sich nicht von eingefahrener Routine und begrenzten Budgets beeindrucken. Verleihen Sie jeder Ihrer Veranstaltungen im Ablauf eine persönliche Handschrift. Holen Sie sich Ideen zu kreativen Variationen z. B. per Brainstorming im Veranstaltungsteam oder durch externe Berater.

10. Medienbegleitung

Tue Gutes und rede darüber!
Diese bewährte PR-Weisheit greift auch und gerade im Veranstaltungssektor. Wenn Sie mit Ihrer Veranstaltung auch eine Botschaft in eine breitere Öffentlichkeit transportieren möchten, denken Sie an den rechtzeitigen Kontakt zu den Medien.

Beispiel:

Pressemitteilung, Presse-Konferenz, Fotojournalisten.

Vorangehen und Begleiten

Ob Bewerber oder Besucher, Dienstleister oder Kunde, weiblich oder männlich: Ein Gast erhält dann einen guten ersten Eindruck Ihrer Firma, wenn er in Ihrem Revier zuvorkommend, höflich und seinem Status angemessen betreut wird.

Holen Sie den Gast ab

Je höher der Status eines Gastes ist, umso weiter sollten Sie ihm entgegengehen. Holen Sie ihn

am Flughafen/am Bahnhof
am Auto/auf dem Firmenparkplatz
an der Rezeption/an der Anmeldung

ab. Lassen Sie ihn nicht alleine durch das Gebäude irren, sondern führen Sie ihn zum Besprechungsraum. Kommen Sie ihm im wahrsten Sinne des Wortes entgegen.

Gewähren Sie dem Gast den Vortritt

Als Gastgeber sorgen Sie für Ihren Gast.
Dazu gehört, dass

Sie ihn an seine Sicherheit denken. Auf dem Fußweg überlassen Sie ihm die sichere Seite, die der Straße abgewannt ist. Gibt es Gefahrenzonen (Produktionshallen etc.) gehen Sie voran und erläutern Ihr Verhalten. „Wenn Sie einverstanden sind, gehe ich hier voran.”
Sie ihm generell den Vortritt gewähren. Ein schöner Rücken kann in diesem Fall nicht entzücken. Halten Sie für Ihren Gast die Tür auf, lassen Sie ihn zuerst hindurch schreiten. Es gilt die Regel: Während Sie den Gast begleiten, muss er im Idealfall keinerlei Türklinken selbst berühren.
Sie die Etikette kennen. Geht es eine Treppe hinauf, gewähren Sie Ihrem Gast wie an der Tür den Vortritt. Geht es die Treppe hinunter, gehen Sie vor. Sollte der Gast, der sich nicht so gut auskennt, stolpern, könnten Sie ihn stützen und auffangen, statt nur noch hinterherzuwinken.
Sie sich partnerschaftlich zeigen. Ist der Gang breit genug, gehen Sie nebeneinander, sonst gewähren Sie dem Gast wieder den Vortritt
Sie nicht kommandieren. Ist der Weg sehr kompliziert, ist es das praktischste, selbst vorzugehen, als dem Gast von hinten Anweisungen zuzurufen. Eine höfliche Frage hilft: „Gestatten Sie, dass ich bis zum Besprechungszimmer vorgehe?”

Schlussmachen per SMS – Feigheit unter dem Deckmantel der guten Manieren?

In den Medien sorgt zurzeit das Gerücht für Verwirrung, dass Schluss machen per SMS erlaubt sei.

Wer wünscht sich, per SMS abserviert zu werden? Die Antwort erübrigt sich: Laut einer repräsentativen Forsa-Umfrage, die im vergangenen Jahr durchgeführt wurde, finden 92 Prozent der Deutschen das Schlussmachen per SMS niveaulos. „Mit dieser Idee liegt Knigge total daneben“ sagt ein 20-jähriger im Interview. Feigheit legitimieren unter dem Deckmantel „guter Manieren“? Das geht den Deutschen zu weit. Uns auch.

Telefon oder Fax, E-Mail oder Brief, SMS oder Twitter-Nachricht? Die Vielfalt an Kommunikationstechniken hat ihre Vorzüge. Allerdings lassen sich die Kommunikationsmedien nicht beliebig substituieren.

Trennungskultur oder Trennungsunkultur?

Trennung hat genau wie die Kommunikation zwei Ebenen: Die Sachebene und die Gefühlsebene. Eine SMS mit 160 Zeilen gewährt der Emotion nicht den Raum, der ihr gebührt.

Eine SMS wie „Treffen uns um 8.00 Uhr vorm Kino“ hat keine emotionale Brisanz. Ganz anders verhält es sich mit der Nachricht „Liebe Dich nicht mehr. Es ist aus.“

Adolf Freiherr Knigge ging es um den respektvollen Umgang miteinander, und der ist so aktuell wie nie. Lassen Sie sich deshalb nicht von „neuen Regeln“ verunsichern, die respektlos sind oder die niemand benötigt. Wir empfehlen das Handeln nach der guten alten Regel: „Was du nicht willst, das man dir tu, das füg auch keinem andern zu“.